Dokumentacja pracownicza - co zawiera i jak ją prowadzić?

W dobie rosnącej liczby przepisów prawa pracy oraz wzrostu świadomości prawnej zarówno pracodawców, jak i pracowników, prowadzenie rzetelnej dokumentacji pracowniczej staje się kluczowe dla prawidłowego funkcjonowania każdej firmy. W niniejszym artykule przyjrzymy się bliżej temu zagadnieniu, omówimy podstawowe zasady prowadzenia dokumentacji pracowniczej oraz jej zakres.

Przeczytaj również: Dlaczego solidne usługi rachunkowe są niezbędne dla małych przedsiębiorców?

Czym jest dokumentacja pracownicza?

Dokumentacja pracownicza to zbiór dokumentów, które gromadzone są przez pracodawcę w celu potwierdzenia istotnych informacji dotyczących zatrudnienia pracowników. W praktyce obejmuje ona wszelkie akta personalne, umowy o pracę, zaświadczenia lekarskie czy też ewidencje czasu pracy. Prowadzenie takiej dokumentacji jest obowiązkiem każdego pracodawcy wynikającym z przepisów Kodeksu pracy oraz innych ustaw szczegółowych.

Przeczytaj również: Gdzie szukać dobrego biura rachunkowego w Gdyni?

Podstawowe zasady prowadzenia dokumentacji pracowniczej

Prowadzenie dokumentacji pracowniczej oparte jest na kilku kluczowych zasadach, których przestrzeganie gwarantuje prawidłowe funkcjonowanie tego procesu. Przedstawiamy je poniżej.

Przeczytaj również: Jakie czynności obejmuje obsługa kadrowo-płacowa?

Zasada kompletności

Dokumentacja pracownicza powinna być kompletna, co oznacza, że powinna zawierać wszystkie niezbędne dokumenty związane z zatrudnieniem pracownika. W praktyce oznacza to gromadzenie takich materiałów jak umowy o pracę, aneksy do umów, zaświadczenia lekarskie, świadectwa pracy, dokumenty potwierdzające odbycie szkoleń czy też ewidencje czasu pracy.

Zasada rzetelności

Każdy dokument wchodzący w skład dokumentacji pracowniczej powinien być rzetelny oraz prawdziwy. Biuro rachunkowe z Gdyni lub sam pracodawca ma obowiązek sprawdzenia prawdziwości informacji zawartych w dostarczanych przez pracowników dokumentach, a także dbać o aktualność zgromadzonej dokumentacji.

Zasada poufności

Dokumentacja pracownicza zawiera wiele informacji dotyczących życia prywatnego pracowników, dlatego też jej poufność jest kluczowa. Dostęp do niej powinien mieć jedynie uprawniony personel, a wszelkie dane zawarte w dokumentacji powinny być chronione przed nieuprawnionym dostępem.

Zasada przechowywania

Pracodawca ma obowiązek przechowywać dokumentację pracowniczą przez określony czas wynikający z przepisów prawa. W przypadku akt osobowych jest to 50 lat od dnia zakończenia roku kalendarzowego, w którym pracownik ukończył 65 lat lub zmarł. Natomiast ewidencje czasu pracy oraz dokumenty potwierdzające odbycie szkoleń przechowuje się przez 10 lat od zakończenia roku kalendarzowego, w którym zakończono stosunek pracy.